Fallstudie Preply

Preply ist ein Online-Sprachlernmarktplatz, der 30.000 Tutoren mit über 1 Million Lernenden aus 175 Ländern verbindet. Das Unternehmen hat sich schnell von einem Startup zu einem internationalen Unternehmen mit Büros und Mitarbeitern in Barcelona, Kiew, London und den USA entwickelt.

Im Jahr 2024 kam Timothée LEON-DUFOUR als Global IT Manager zu Preply. Sein Ziel war es, die Effizienz des SaaS-Betriebs zu steigern und die Softwarekosten schnell zu optimieren.

"Das Unternehmen wurde vergrößert, also war es an der Zeit, dass wir für jeden ausgegebenen Dollar einen besseren Gegenwert erhalten. Und genau zur richtigen Zeit wurde mir empfohlen, Spendbase auszuprobieren," sagte Timothée.

Als Nächstes nutzte Preply das Spendbase SaaS-Verwaltungstool, um sicherzustellen, dass die erworbenen Lizenzen den Mitarbeitern zugewiesen und effektiv genutzt wurden.

"Durch die Verbindung mit unseren IDPs und die Verwendung von OOTB-Direktintegrationen mit verschiedenen Apps zeigte uns Spendbase, wie oft jede App genutzt wird. Wenn ein Mitarbeiter eine Lizenz besitzt, sich aber schon eine Weile nicht mehr eingeloggt hat, können wir das sehen", so Timothée.

Mit genauen Daten zur App-Nutzung konnte Timothée die Softwarelizenzen im Team effizient umverteilen. Dieser Einblick in die App-Nutzung hilft, ungenutzte teure Lizenzen zu identifizieren, ohne die Mitarbeiter zu befragen..

Die Optimierung ging über einzelne Lizenzen hinaus. Für jede von Spendbase verfolgte App konnte das IT-Team die Gesamtnutzung der kostenpflichtigen Lizenzen gegenüber den kostenlosen Lizenzen sehen. Sie konnten auch die Abonnementstufen sehen, die die Mitarbeiter für jedes Tool nutzten, um die Trends in der App-Annahme zu analysieren.

"Jetzt wissen wir, wann wir automatische Verlängerungen für bestehende Abonnements in Frage stellen müssen. Die geringe Nutzungshäufigkeit gab uns einen Grund, Apps neu zu bewerten und sie auszusetzen, wenn sie sich als überflüssig erwiesen. Der Maßstab für überflüssige Apps ist wichtig, aber auch schwer zu halten, da viele Apps heutzutage überlappende Funktionen haben", sagt Timothée.

Die Analyse der App-Nutzungsdaten ermöglichte es Preply, sein SaaS-Portfolio zu optimieren und sicherzustellen, dass unnötige Abonnements umgehend entfernt werden und das App-Portfolio und das Lizenzvolumen jederzeit relevant bleiben.