Étude de cas Preply

Preply est un marché de l'apprentissage des langues en ligne qui met en relation 30 000 tuteurs avec plus d'un million d'apprenants de 175 pays. L'entreprise est passée rapidement du statut de startup à celui d'entreprise internationale avec des bureaux et des employés à Barcelone, à Kiev, à Londres et aux États-Unis.

En 2024, Timothée LEON-DUFOUR rejoint Preply en tant que Global IT Manager. Son objectif est d'améliorer l'efficacité des opérations SaaS et d'optimiser rapidement les coûts des logiciels.

"L'entreprise s'est développée et il était temps de s'assurer que nous obtenions une meilleure valeur pour chaque dollar dépensé. Et juste à temps, on m'a conseillé de jeter un coup d'œil à Spendbase," dit Timothée.

Ensuite, Preply a utilisé l'outil de gestion SaaS de Spendbase pour s'assurer que les licences achetées étaient attribuées aux employés et utilisées efficacement.

"En se connectant à nos IDP et en utilisant les intégrations directes OOTB avec plusieurs applications, Spendbase nous a montré la fréquence d'utilisation de chaque application. Si un employé possède une licence mais ne s'est pas connecté depuis un certain temps, nous pouvons le voir", explique Timothée.

Grâce à des données précises sur l'utilisation des applications, Timothée a pu redistribuer efficacement les licences logicielles au sein de l'équipe. Cette visibilité sur l'utilisation des applications permet d'identifier les licences coûteuses inutilisées sans avoir à interroger les employés..

L'optimisation va au-delà des licences individuelles. Pour chaque application suivie par Spendbase, l'équipe informatique pouvait voir l'utilisation globale des licences payantes par rapport aux licences gratuites. Elle a également pu voir les niveaux d'abonnement utilisés par les employés pour chaque outil afin d'analyser les tendances en matière d'adoption d'applications.

"Nous savons désormais quand remettre en question les renouvellements automatiques des abonnements existants. Le fait de constater une faible fréquence d'utilisation nous a donné une raison de réévaluer les applications et de les suspendre si elles s'avéraient redondantes. Le repère des applications redondantes est important, mais aussi difficile à maintenir car de nombreuses applications ont aujourd'hui des fonctionnalités qui se chevauchent", a déclaré Timothée.

L'analyse des données d'utilisation des applications a permis à Preply d'optimiser son portefeuille SaaS, en veillant à ce que les abonnements inutiles soient rapidement supprimés et à ce que le portefeuille d'applications et les volumes de licences restent pertinents à tout moment.