SPENDBASE-VERHALTENSKODEX

1. Zweck und Umfang

Dieser Verhaltenskodex (der "Kodex") legt verbindliche Standards für das Geschäftsgebaren von Spendbase und seinen Tochtergesellschaften fest. Er gilt für alle Direktoren, leitenden Angestellten, Mitarbeiter und Auftragnehmer ("Personal") für alle Produkte, Funktionen und Gerichtsbarkeiten.

Spendbase verpflichtet sich, seine Geschäfte mit Integrität, Transparenz und Verantwortlichkeit zu führen. Dieser Verhaltenskodex spiegelt die Standards wider, die unsere Entscheidungen, Abläufe und Beziehungen zu Kunden, Partnern und Aufsichtsbehörden bestimmen.

Der Kodex ist verbindlich. Die Einhaltung des Kodex ist eine Bedingung für das Engagement. Die Mitarbeiter müssen innerhalb der festgelegten Befugnisse handeln und alle geltenden Gesetze, Vorschriften, vertraglichen Verpflichtungen und internen Richtlinien einhalten. Bei unterschiedlichen Anforderungen gilt der strengere Standard. Kein Mitarbeiter ist befugt, ein Verhalten zu genehmigen, anzuweisen oder zuzulassen, das gegen diesen Kodex verstößt.

Der Kodex regelt alle geschäftlichen Aktivitäten, einschließlich der Produktentwicklung, der Interaktion mit Kunden, der Finanzgeschäfte, der Nutzung von Unternehmenssystemen und der Zusammenarbeit mit Dritten. Unternehmensressourcen, einschließlich Daten und Infrastruktur, dürfen nur für genehmigte Geschäftszwecke verwendet werden.

Das Personal muss ein gesundes Urteilsvermögen haben. Jede Situation, die ein rechtliches, regulatorisches oder Reputationsrisiko darstellt, muss bewertet und eskaliert werden, bevor Maßnahmen ergriffen werden. Es ist nicht erlaubt, Kontrollen zu umgehen, außerhalb genehmigter Prozesse zu handeln oder sich auf informelle Vereinbarungen zu verlassen.

Die Vorgesetzten sind dafür verantwortlich, dass dieser Kodex in ihren Teams wirksam umgesetzt wird. Das Versäumnis, Fehlverhalten zu beaufsichtigen, zu eskalieren oder anzusprechen, stellt einen Verstoß dar.

Verstöße können disziplinarische Maßnahmen bis hin zur Kündigung nach sich ziehen und gegebenenfalls an Aufsichtsbehörden oder Strafverfolgungsbehörden gemeldet werden.

Spendbase erwartet von seinen Partnern, Anbietern und anderen Dritten, die in seinem Namen handeln, dass sie sich an Standards halten, die mit diesem Kodex übereinstimmen. Diese Anforderungen werden durch vertragliche Verpflichtungen und Aufsicht umgesetzt. Von den Kunden wird erwartet, dass sie die geltenden Bestimmungen für die Nutzung der Produkte und Dienstleistungen von Spendbase einhalten.

2. Governance und Rechenschaftspflicht

Spendbase verfügt über einen Governance-Rahmen mit definierten Befugnissen, Überwachungs- und unabhängigen Kontrollfunktionen.

Der Verwaltungsrat überwacht die wesentlichen Risiken und stellt sicher, dass das Unternehmen innerhalb der rechtlichen und regulatorischen Grenzen agiert. Die Geschäftsleitung ist für die Umsetzung verantwortlich und stellt sicher, dass die wirtschaftlichen Ziele nicht über den Verpflichtungen zur Einhaltung der Vorschriften stehen.

Die Rechtsabteilung und die Compliance-Abteilung legen Richtlinien fest, überwachen deren Einhaltung und untersuchen mögliche Verstöße. Ihre Befugnisse dürfen nicht umgangen oder eingeschränkt werden.

Alle Mitarbeiter sind für die Handlungen innerhalb ihrer Rolle verantwortlich und müssen im Rahmen der ihnen übertragenen Befugnisse handeln. Bekannte Probleme müssen unverzüglich eskaliert werden. Eine Nicht-Eskalation oder das Zurückhalten von Informationen stellt einen Verstoß dar. Die Rechenschaftspflicht gilt auf allen Ebenen der Organisation, unabhängig von Dienstalter, Funktion oder geschäftlicher Verantwortung.

Spendbase unterhält ein risikobasiertes Compliance-Programm, das Schulungen, Überwachung und interne Kontrollen umfasst, um eine effektive Umsetzung dieses Kodex zu gewährleisten.

3. Einhaltung von Gesetzen und regulatorischen Verpflichtungen

Spendbase führt seine Geschäfte in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen, Vorschriften und vertraglichen Verpflichtungen in jedem Land, in dem es tätig ist. Die Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass ihre Aktivitäten mit allen für ihre Rolle relevanten Anforderungen übereinstimmen.

Kein Produkt, keine Dienstleistung und keine wesentliche Änderung darf ohne die erforderlichen internen Genehmigungen und ggf. die Prüfung durch die Aufsichtsbehörden eingeführt werden. Die Rechtsabteilung und die Compliance-Abteilung müssen eingeschaltet werden, wenn Aktivitäten die Auslegung von Vorschriften, Überlegungen zur Lizenzierung oder grenzüberschreitende Auswirkungen betreffen.

Alle Mitteilungen, Darstellungen und Geschäftspraktiken müssen korrekt, vollständig und nicht irreführend sein. Das Personal darf Produkte, Fähigkeiten, Leistungen oder Beziehungen zu Partnern oder Aufsichtsbehörden nicht falsch darstellen oder wesentliche Informationen in einer Weise weglassen, die einen irreführenden Eindruck erweckt.

Jede Interaktion mit Regulierungsbehörden, Aufsichtsbehörden oder Strafverfolgungsbehörden muss über die Rechtsabteilung oder die Abteilung Compliance koordiniert werden. Das Personal darf nicht eigenständig reagieren, es sei denn, es ist autorisiert.

Wenn die Anforderungen unklar sind oder Risiken festgestellt werden, muss die Angelegenheit eskaliert werden, bevor Maßnahmen ergriffen werden.

Die Verpflichtungen zur Einhaltung der Vorschriften gelten unabhängig von geschäftlichen Prioritäten, Zeitvorgaben oder internen Zwängen.

4. Integrität der Vorgänge und interne Kontrollen

Spendbase unterhält Systeme und Kontrollen, um sicherzustellen, dass alle Aktivitäten autorisiert sind, ordnungsgemäß ausgeführt werden und überprüft werden können. Das Personal muss etablierte Prozesse befolgen und darf die Kontrollen nicht umgehen, außer Kraft setzen oder anderweitig untergraben.

Alle Transaktionen und Geschäftsaktivitäten müssen genau aufgezeichnet, durch entsprechende Unterlagen belegt und über genehmigte Systeme abgewickelt werden. Informelle Vereinbarungen, Nebenabsprachen oder Aktivitäten außerhalb des Systems sind nicht zulässig.

Fehler, Unstimmigkeiten oder Unregelmäßigkeiten müssen unverzüglich erkannt und gemeldet werden. Das Verschweigen, die falsche Darstellung oder die verspätete Meldung von Problemen stellt einen Verstoß dar.

Der Zugang zu Systemen, Daten und finanziellen Ressourcen muss streng im Rahmen der zugewiesenen Befugnisse erfolgen. Das Personal darf nicht über die ihm zugewiesenen Grenzen hinaus handeln oder Unternehmensressourcen für unbefugte Zwecke verwenden.

Die Führungskräfte sind für die Aufrechterhaltung einer wirksamen Aufsicht, einschließlich einer angemessenen Aufgabentrennung und der Einhaltung von Kontrollprozessen innerhalb ihrer Teams, verantwortlich.

5. Interessenkonflikte

Das Personal muss im besten Interesse von Spendbase handeln und darf nicht zulassen, dass persönliche Interessen mit seinen beruflichen Pflichten in Konflikt geraten.

Jeder tatsächliche oder potenzielle Interessenkonflikt muss offengelegt werden, bevor Maßnahmen ergriffen werden. Dazu gehören finanzielle Interessen, externe Geschäftstätigkeiten, persönliche Beziehungen oder jede Situation, die eine objektive Entscheidungsfindung beeinflussen oder zu beeinflussen scheinen könnte.

Die Mitarbeiter dürfen ihre Position, den Zugang zu Informationen oder die Ressourcen des Unternehmens nicht zum persönlichen Vorteil oder zum Vorteil von verbundenen Parteien nutzen. Die Beteiligung an Entscheidungen, bei denen ein Konflikt besteht, ist nicht gestattet, es sei denn, sie wurde formell geprüft und genehmigt.

Alle Konflikte müssen in Übereinstimmung mit den internen Verfahren gehandhabt werden. Das Versäumnis, einen Konflikt offenzulegen oder angemessen zu behandeln, stellt einen Verstoß gegen diesen Kodex dar. Der gleiche Standard gilt, wenn eine Situation den begründeten Anschein eines beeinträchtigten Urteilsvermögens erweckt, auch wenn kein unangemessenes Verhalten vorliegt. Konflikte müssen proaktiv gehandhabt werden, um Objektivität, Unabhängigkeit und Vertrauen in die Entscheidungsfindung zu wahren.

6. Korruptionsbekämpfung und unangemessenes Verhalten

Spendbase verbietet Bestechung, Korruption und jede Form von unzulässiger Einflussnahme. Mitarbeiter dürfen weder direkt noch indirekt, auch nicht über Dritte oder Vermittler, etwas von Wert anbieten, versprechen, geben, verlangen oder annehmen, um Geschäfte zu erhalten oder zu behalten, einen Vorteil zu erlangen oder eine Entscheidung zu beeinflussen.

Geschenke, Bewirtung und Unterhaltung müssen angemessen, rechtmäßig und verhältnismäßig sein und dürfen geschäftliche Entscheidungen nicht beeinflussen oder den Anschein erwecken, sie zu beeinflussen. Jede derartige Zuwendung muss den internen Richtlinien und Genehmigungsanforderungen entsprechen.

Interaktionen mit Regierungsbeamten bedürfen einer strengen Prüfung. Jeder Vorteil, der einem Regierungsbeamten angeboten oder gewährt wird, muss streng rechtmäßig sein, transparent dokumentiert und im Voraus genehmigt werden.

Zahlungen an Dritte, einschließlich Vertreter, Berater oder Partner, müssen rechtmäßig sein, im Verhältnis zu den erbrachten Leistungen stehen und ordnungsgemäß dokumentiert werden. Provisionen, Erfolgshonorare oder ähnliche Vereinbarungen dürfen nicht dazu verwendet werden, unzulässige Zahlungen zu verbergen oder geltende Gesetze zu umgehen.

Das Personal darf nicht auf Dritte oder Vermittler zurückgreifen, um diese Anforderungen zu umgehen. Jede Anfrage oder Situation, die Bedenken aufwirft, muss eskaliert werden, bevor Maßnahmen ergriffen werden.

Alle Transaktionen müssen genau aufgezeichnet werden. Verschleierung, Falschdarstellung oder inoffizielle Absprachen sind verboten und stellen einen Verstoß gegen diesen Kodex dar.

Spendbase verfolgt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Bestechung und Korruption und erwartet den gleichen Standard von allen Dritten, die in seinem Namen handeln.

7. Schutz der Daten. Vertraulichkeit. Informationssicherheit

Spendbase verlangt einen strengen Schutz von Unternehmens-, Kunden- und Partnerinformationen. Die Mitarbeiter müssen Informationen in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen und internen Richtlinien verarbeiten und schützen.

Der Zugang zu Informationen muss auf das für die jeweilige Funktion erforderliche Maß beschränkt sein. Daten dürfen nur für genehmigte Geschäftszwecke verwendet werden und müssen über genehmigte Systeme und Tools gehandhabt werden. Die Verwendung von persönlichen Geräten, nicht genehmigten Anwendungen oder externen Kanälen zur Speicherung oder Übertragung von Unternehmensdaten ist nicht gestattet, es sei denn, dies wurde ausdrücklich genehmigt.

Vertrauliche Informationen dürfen nicht an Unbefugte weitergegeben werden, weder intern noch extern. Der unbefugte Zugang, die Verwendung, das Kopieren, die Weitergabe oder die Aufbewahrung von vertraulichen Informationen ist verboten. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder des Auftrags fort.

Das Personal muss alle Anforderungen an die Informationssicherheit befolgen, einschließlich Zugangskontrollen, Authentifizierungsmaßnahmen und Verfahren zur Meldung von Vorfällen. Jeder Verdacht auf Datenschutzverletzungen, unbefugten Zugriff oder Informationsverlust muss sofort gemeldet werden.

Das Versäumnis, Informationen zu schützen, der Missbrauch von Daten oder die Umgehung von Sicherheitskontrollen stellt einen Verstoß gegen diesen Kodex dar.

8. Fairer Umgang und Kommunikation

Die Mitarbeiter müssen bei allen geschäftlichen Interaktionen ehrlich und fair handeln. Alle internen und externen Mitteilungen müssen korrekt, vollständig und nicht irreführend sein.

Die Produkte und Dienstleistungen müssen auf der Grundlage der tatsächlichen Möglichkeiten präsentiert werden. Das Personal darf keine Aussagen oder Zusagen machen, die nicht überprüft wurden, übertrieben sind oder nicht mit dem genehmigten Material übereinstimmen. Alle Zusicherungen in Bezug auf Leistung, Merkmale oder Partnerschaften müssen begründet werden. Wesentliche Einschränkungen, Bedingungen oder Abhängigkeiten dürfen nicht weggelassen werden, wenn das Weglassen eine Aussage irreführend machen würde.

Täuschende, unfaire oder missbräuchliche Praktiken sind nicht zulässig. Dies gilt auch für falsche Darstellungen im Verkauf, im Marketing, bei Verhandlungen oder bei der Kundenbetreuung.

Kundenanliegen und -beschwerden müssen umgehend und in Übereinstimmung mit den festgelegten Verfahren bearbeitet werden. Wiederholte Probleme oder Muster, die auf Produkt-, Service- oder Kontrollmängel hinweisen, müssen eskaliert werden.

Professionelles Verhalten ist bei allen Interaktionen erforderlich. Die Kommunikation muss ein angemessenes Urteilsvermögen widerspiegeln und darf kein rechtliches, regulatorisches oder Reputationsrisiko für Spendbase darstellen.

Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie Bedenken äußern, wenn Mitteilungen oder Praktiken zu einem irreführenden oder unfairen Ergebnis führen könnten.

9. Menschenrechte und Verhalten am Arbeitsplatz

Spendbase verpflichtet sich, seine Geschäfte in einer Weise zu führen, die die grundlegenden Menschenrechte und die geltenden Arbeitsnormen respektiert.

Das Personal muss andere mit Würde und Respekt behandeln und darf sich nicht an Diskriminierung, Belästigung, Vergeltung oder irgendeiner Form von missbräuchlichem Verhalten beteiligen. Entscheidungen in Bezug auf Beschäftigung, Einstellung und Zusammenarbeit müssen auf objektiven und legitimen Geschäftskriterien beruhen.

Spendbase duldet keine Zwangsarbeit, Kinderarbeit oder irgendeine Form der Ausbeutung innerhalb seiner Betriebe oder durch seine Beziehungen zu Dritten.

Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie Bedenken äußern, wenn das Verhalten am Arbeitsplatz oder die Geschäftspraktiken nicht diesen Standards entsprechen.

10. Beziehungen zu Drittparteien

Spendbase beauftragt Dritte, einschließlich Partner, Verkäufer und Dienstleister, nur im Rahmen genehmigter Verfahren und nach angemessener Prüfung.

Das Personal muss sicherstellen, dass Dritte, die im Namen von Spendbase handeln, nach legitimen Geschäftskriterien ausgewählt werden und die rechtlichen, regulatorischen und betrieblichen Anforderungen erfüllen können. Engagements müssen durch schriftliche Vereinbarungen mit angemessenen Kontrollen geregelt werden, einschließlich Compliance, Datenschutz und ggf. Audit-Rechte.

Dritte dürfen nicht dazu benutzt werden, gesetzliche oder behördliche Verpflichtungen oder interne Kontrollen zu umgehen. Das Personal bleibt für die im Namen von Spendbase durchgeführten Aktivitäten verantwortlich.

Leistung und Verhalten von Dritten müssen überwacht werden. Alle Bedenken, Mängel oder potenziellen Verstöße müssen unverzüglich gemeldet werden. Informelle oder nicht genehmigte Engagements sind nicht zulässig. Die Due-Diligence-Prüfung muss risikobasiert sein und gegebenenfalls während der Geschäftsbeziehung aufgefrischt werden.

Die Delegation von Arbeiten an Dritte bedeutet keine Übertragung der Verantwortung.

Von Dritten kann verlangt werden, dass sie diesen Kodex oder gleichwertige Standards als Bedingung für ihre Tätigkeit anerkennen und einhalten.

11. Bücher, Aufzeichnungen und interne Kontrollen

Spendbase verlangt, dass alle Geschäftsaktivitäten genau aufgezeichnet und durch eine vollständige und zuverlässige Dokumentation belegt werden. Die Aufzeichnungen müssen die wahre Natur der Transaktionen widerspiegeln und in Übereinstimmung mit den geltenden rechtlichen und regulatorischen Anforderungen geführt werden. Die Aufzeichnungen müssen hinreichend klar und vollständig sein, um eine wirksame Überprüfung, Prüfung und Rekonstruktion der wesentlichen Entscheidungen und Transaktionen zu ermöglichen.

Alle Transaktionen müssen ordnungsgemäß genehmigt und zeitnah über genehmigte Systeme erfasst werden. Das Personal darf keine Aufzeichnungen erstellen, verändern, auslassen oder vernichten, die Fakten falsch darstellen oder Kontrollen umgehen.

Inoffizielle Vereinbarungen, nicht offengelegte Konten oder die informelle Verfolgung von Transaktionen sind nicht zulässig. Alle finanziellen und operativen Aktivitäten müssen transparent sein und überprüft werden können.

Das Personal muss die internen Kontrollen einhalten, einschließlich Genehmigungsverfahren, Aufgabentrennung und Prüfungsanforderungen. Unbefugtes Überschreiben oder Manipulieren von Kontrollen ist verboten.

Das gesamte Personal ist verpflichtet, bei internen Überprüfungen, Audits und Untersuchungen uneingeschränkt zu kooperieren und genaue und vollständige Angaben zu machen.

12. Sanktionen, Ausfuhrkontrollen und eingeschränkte Aktivitäten

Spendbase hält sich an die geltenden Wirtschaftssanktionen, Exportkontrollgesetze und Beschränkungen für verbotene oder risikoreiche Aktivitäten in allen Ländern, in denen das Unternehmen tätig ist.

Das Personal darf sich nicht an Transaktionen oder Beziehungen beteiligen oder diese erleichtern, an denen sanktionierte Personen, Einrichtungen, Rechtsordnungen, wirtschaftliche Eigentümer oder eingeschränkte Waren oder Dienstleistungen beteiligt sind. Die Screening-, Verifizierungs- und Onboarding-Verfahren müssen jederzeit eingehalten werden.

Kein Produkt, keine Dienstleistung und keine Transaktion darf so gestaltet werden, dass Sanktionen, Exportkontrollen oder behördliche Beschränkungen umgangen werden. Jeder Versuch, die wahre Natur, die Parteien oder den Bestimmungsort einer Transaktion zu verschleiern, ist verboten.

Transaktionen, die grenzüberschreitende Elemente, risikoreiche Rechtsordnungen oder ungewöhnliche Strukturen beinhalten, müssen vor ihrer Durchführung geprüft und gegebenenfalls eskaliert werden.

Alle potenziellen Übereinstimmungen, Bedenken oder Unsicherheiten im Zusammenhang mit Sanktionen oder eingeschränkten Aktivitäten müssen unverzüglich gemeldet werden. Es ist nicht gestattet, ohne Genehmigung fortzufahren.

Spendbase wendet einen risikobasierten Ansatz an, um Risiken in Bezug auf Sanktionen und Finanzkriminalität zu erkennen und zu verwalten, einschließlich einer laufenden Überwachung, wo dies möglich ist.

13. Berichterstattung, Ermittlungen und Nichtvergeltung

Die Mitarbeiter müssen jeden vermuteten oder tatsächlichen Verstoß gegen diesen Kodex, geltende Gesetze oder interne Richtlinien unverzüglich melden. Die Meldungen können vertraulich und, soweit gesetzlich zulässig, anonym über die Meldeformular zum Verhaltenskodex oder per E-Mail legal@test-domain-partnerway.prod.spendbase.co. Dritte können gegebenenfalls über die vorgesehenen Kanäle Bedenken äußern.

Alle Meldungen müssen in gutem Glauben erfolgen und auf vernünftigen Gründen beruhen. Wissentlich falsche oder böswillige Meldungen sind nicht zulässig.

Das Personal ist verpflichtet, bei internen Überprüfungen und Ermittlungen uneingeschränkt zu kooperieren, einschließlich der Aufbewahrung relevanter Informationen und der Bereitstellung vollständiger und genauer Antworten. Eine Beeinträchtigung der Berichterstattung oder der Ermittlungen ist verboten.

Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die Bedenken äußern oder sich an einer Untersuchung beteiligen, sind strengstens untersagt und werden disziplinarisch geahndet.

Verstöße gegen diesen Kodex können disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen, einschließlich der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder des Engagements, und können bei Bedarf den Aufsichtsbehörden oder Strafverfolgungsbehörden gemeldet werden. Disziplinarmaßnahmen werden konsequent angewandt, wobei die Art des Verstoßes, die Begleitumstände sowie die Rolle und Verantwortung der betreffenden Person berücksichtigt werden.

14. Anerkennung und Einhaltung

Das Personal ist verpflichtet, diesen Kodex zu lesen, zu verstehen und zu befolgen. Die Einhaltung ist eine Bedingung für die Einstellung.

Von den Mitarbeitern kann verlangt werden, dass sie die Einhaltung der Vorschriften regelmäßig überprüfen. Fragen müssen an die Rechtsabteilung oder die Compliance-Abteilung gerichtet werden, bevor Maßnahmen ergriffen werden, wenn Unsicherheiten bestehen.

Dieser Kodex kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Die aktuellste Version ist verbindlich. Spendbase kann regelmäßige Schulungen, Zertifizierungen oder Bestätigungen verlangen, um die effektive Umsetzung dieses Kodex zu unterstützen.