Uma gestão eficiente das despesas tem sido um verdadeiro desafio para muitas empresas, e por uma razão. A maioria das empresas não tem uma visão única e clara dos seus gastos com software e nuvem. Diferentes equipas compram ferramentas em silos, os departamentos financeiros têm dificuldade em acompanhar as renovações e os executivos estão demasiado ocupados para avaliar o ROI.

Mas e se houver uma saída? Base de dados de despesas lançou o seu mais recente Relatório de avaliação comparativa das despesas para o descobrir. 

As conclusões baseiam-se em dados de mais de 3.000 empresas e 1.000 fornecedores em 60 sectores - com um total de $800 milhões em despesas com software e nuvem analisadas. O principal destaque? As empresas gastam muito mais do que o necessário na sua pilha SaaS. 

Um olhar sobre o relatório

O relatório baseia-se em dados de transacções anónimos e agregados e em padrões de utilização de software. Estes conhecimentos baseiam-se no comportamento real das despesas, que reflecte um retrato preciso das tendências actuais em empresas de todas as dimensões e sectores.

Eis o que está no interior:

• Quanto é que as empresas gastam em média nas suas ferramentas SaaS e de nuvem;
• Como é que os parâmetros de referência diferem consoante a dimensão das empresas e os sectores;
• Onde mais se gasta;
• Como descobrir e controlar esses custos.

Principais conclusões

Com base nos dados de referência, em todas as dimensões de empresas e sectores, é evidente que o excesso de despesas é um problema universal. Vários destaques notáveis nesta área incluem:

• A taxa média de despesas excessivas com SaaS e ferramentas de computação em nuvem em todas as empresas de todas as dimensões é de 10.5%;
• Os modelos de faturação mensal levam muitas vezes as empresas a gastar até 65% mais anualmente em comparação com a faturação anual;
• O gasto máximo por empregado, com base nos custos totais acumulados de ferramentas, pode atingir até $2.700.

Então, onde estão os maiores furos orçamentais? Como mostram os resultados, há vários domínios.

Os custos da nuvem tendem a subir acentuadamente

As empresas que dependem fortemente de soluções de software estão entre as que mais gastam - em particular, sectores como as Tecnologias e Serviços de Informação, Serviços Financeiros, Software Informático e Marketing/Publicidade. 

Esta despesa elevada é motivada pela necessidade de elevada escalabilidade, colaboração em tempo real e armazenamento de dados. Em média, as empresas despesas excessivas de 10,5% em serviços de computação em nuveme as despesas aumentam proporcionalmente à dimensão da empresa. 

Como resultado, os custos relacionados com a tecnologia dessas empresas são consistentemente mais elevados, especialmente quando os volumes de trabalho se expandem rapidamente ou a infraestrutura não é continuamente optimizada.

As despesas com SaaS afectam fortemente as empresas em crescimento

Curiosamente, as empresas com 200-500 empregados utilizam o maior número médio de ferramentas de software, mais ainda do que as grandes empresas com 500-2000 empregados.

Esta tendência reflecte uma fase comum do crescimento empresarial: à medida que as empresas se expandem, as diferentes equipas continuam a adotar ferramentas especializadas para satisfazer as suas necessidades específicas. Como os fluxos de trabalho ainda estão a evoluir, acabam muitas vezes por ter um conjunto de ferramentas inchado que ainda não foi optimizado.

Pequenas assinaturas criam grandes buracos orçamentais

Apesar da atenção dada aos grandes fornecedores, as subscrições mais pequenas de "cauda longa" são uma grande fonte de ineficiência. Estas implicam as ferramentas de baixo custo (e muitas vezes específicas de um departamento) que são silenciosamente renovadas mês após mês, frequentemente muito depois de as equipas terem deixado de as utilizar.

Individualmente, podem parecer insignificantes, mas em conjunto podem representar uma parte substancial do orçamento de software de uma empresa. De facto, com base nos dados de referência, mais de 50% de potencial de otimização reside na identificação e eliminação destas subscrições de baixo valor ou redundantes.

Tendências e dicas de economia de custos

As informações acumuladas sobre os dados constituem oportunidades claras para melhorar a eficiência dos custos. Explore-as abaixo.

Otimizar os custos durante a fase de expansão 

As empresas podem poupar mais se dimensionarem as suas equipas: como demonstram as estatísticas, enquanto as despesas totais com software aumentam, o custo por trabalhador diminui.

Eis o motivo: graças às economias de escala e à maior influência dos fornecedores, as empresas maiores estão em melhor posição para negociar acordos favoráveis. Isto inclui preços baseados no volume, descontos a nível empresarial e outros acordos de poupança de custos.

Maximizar os benefícios dos créditos de nuvem

Outra área de economia de custos são os créditos de nuvem. Normalmente, créditos de nuvem subutilizados podem chegar a dezenas de milhares de dólares, especialmente em plataformas como AWS, Azure e GCP. Estes créditos são normalmente oferecidos como parte de programas de arranque, incentivos de parceiros ou acordos baseados em volume, mas muitas organizações não os têm em conta ou não os aplicam eficazmente.

Economize até 35% dos seus custos com o Spendbase

O Spendbase ajuda as empresas a reduzir despesas desnecessárias com software e nuvem, descobrindo gastos excessivos ocultos, simplificando assinaturas e garantindo descontos exclusivos de fornecedores. 

Com um acompanhamento inteligente das despesas, informações sobre contratos e acesso a milhares de acordos pré-negociados, as empresas podem poupar até 35% por ano - sem sacrificar as ferramentas nas quais confiam. Seja para escalonar rapidamente ou para limpar uma pilha inchada, o Spendbase simplifica o gasto eficiente.

Descubra mais informações na relatório.